---

---

W tym artykule będącym jednocześnie case study chciałem podzielić się know-how, jak — korzystając ze wsparcia sztucznej inteligencji — zautomatyzowałem proces tworzenia oferty handlowej dla firmy IPOsystem, producenta inteligentnego systemu do zarządzania produkcją.

Największą korzyścią, jaką przyniosła mi praca z AI, było znaczące skrócenie czasu tworzenia oferty — z typowych 8–12 godzin do zaledwie 2–3 godzin.

Dla klienta szybkość działania była kluczem, ponieważ potrzebował oferty z dnia na dzień, żeby móc wejść z nią na spotkanie zarządu i podjąć decyzję.

Dzięki narzędziom AI szybko przeszedłem od etapu analizy potrzeb klienta do przygotowania materiałów, zachowując wysoką jakość i przejrzystość treści.

Efektem pracy była profesjonalna i precyzyjnie skonstruowana oferta, która realnie odpowiadała na potrzeby i problemy klienta.

Poznaj proces tworzenia ofert AI w 3 prostych krokach.

Spis treści:

• Jak zautomatyzować tworzenie oferty handlowej z AI?
• Case Study IPO System – kim jest klient?
• Krok 1: Analiza potrzeb klienta i załadowanie danych do AI
  • 1.1 Zacznij od zebrania danych od klienta
  • 1.2 Opracuj własną propozycje współpracy
  • 1.3 Skopiuj skrypt oferty i dodaj jako załącznik dla Chat GPT
• Krok 2: Generowanie oferty
• Krok 3: Stworzenie finalnej oferty
  • 3.1 Dopracuj dokument tekstowy
  • 3.2 Wygeneruj prezentację w Google Gemini
  • 3.3 Dopracuj ofertę w edytorze
• Co zyskuje klient?
• Wnioski: AI jako wsparcie, nie zastępstwo
• Potrzebujesz oferty dla swojej firmy?

Jak zautomatyzować tworzenie oferty handlowej z AI?

Automatyzacja tworzenia oferty handlowej z AI polega na pracy na gotowych zbiorach danych, a nie na tworzeniu oferty od zera.

W praktyce oznacza to połączenie trzech elementów: danych z rozmowy z klientem, skryptu oferty (np. opartego na modelu AIDA) oraz aktualnej, jasno opisanej własnej oferty.

Dopiero na tej podstawie AI generuje spójny dokument handlowy, który wymaga jedynie redakcji, a nie tworzenia od podstaw. Dzięki temu czas przygotowania oferty skraca się do max 2–3 godzin, bez utraty jakości i kontroli nad treścią.

Case Study IPO System – kim jest klient?

IPOsystem to polska firma technologiczna, która opracowała autonomiczny system decyzyjny dla przemysłu. Dzięki wyeliminowaniu konieczności harmonogramowania, zakłady produkcyjne mogą działać szybciej, elastyczniej i z większą efektywnością.

Krok 1: Analiza potrzeb klienta i załadowanie danych do AI

Zanim przystąpiłem do generowania oferty przygotowałem i załadowałem do AI trzy kluczowe komponenty:

👉Dane od klienta – informacje zebrane podczas rozmowy z IPOsystem: ich cele, kanały marketingowe, sposób pracy handlowców i wyzwania.

👉Własną propozycję – czyli moje wstępne pomysły na rozwiązanie problemów klienta, w tym dwie opcje opracowania Buyer Persony (szkoleniową i kompleksową).

👉Skrypt oferty – uporządkowany szablon zawierający strukturę komunikatu handlowego: od „zrozumienia potrzeb” po „zakres oferty”.

Poniżej znajdziesz dokładny opis wszystkich 3 materiałów użytych do wygenerowania oferty oraz sposoby ich przygotowania.

1.1 Zacznij od zebrania danych od klienta

Jakość oferty wygenerowanej z pomocą AI jest zależna od jakości danych wejściowych.

Dlatego pierwsza rozmowa z klientem nie jest rozmową sprzedażową, lecz procesem zbierania informacji, które później trafiają do AI jako kontekst do przygotowania oferty.

Podczas rozmowy nie próbuję:

• robić wrażenia,
  
• przekonywać do współpracy,
  
• opowiadać o wcześniejszych projektach.
  

Moim celem jest jedno: pozwolić klientowi mówić i dobrze go zrozumieć.

Schemat rozmowy, który stosuję (zawsze ten sam)

Ten framework wykorzystuję niezależnie od branży czy skali projektu. Poniżej kilka punktów i pytań, które możesz zadać zbierając informacje.

1. Kontekst biznesowy
Na początku klient opisuje, jak działa jego firma i jak wygląda obecny proces w którym widzi pole do współpracy.

Moje przykładowe pytanie:

„Jak dziś wygląda u Was XXXX ?”

2. Główny problem
Proszę, aby własnymi słowami opisał, co obecnie nie działa lub co blokuje rozwój.
Przykładowe pytanie:

„Co jest dziś największym problemem w którym mógłbym pomóc?”

3. Wpływ problemu
Dopytuję, jak ten problem wpływa na funkcjonowanie firmy.
Przykładowe pytanie:

„Jak ten problem wpływa na  czas / koszty / efektywność zespołu?”

4. Oczekiwany rezultat
Na tym etapie pytam o efekt, jaki klient chce osiągnąć.

„Jak powinna wyglądać sytuacja po rozwiązaniu tego problemu?”

5. Potwierdzenie zrozumienia
Podsumowuję to, co usłyszałem, i upewniam się, że dobrze rozumiem potrzeby klienta.

Jakie dane zbieram od klienta?

Na podstawie rozmowy zapisuję kluczowe informacje:

• cele klienta
  
• wyzwania / problemy
  
• oczekiwania względem efektu
  
• budżet
  
• osoba decyzyjna / komitet zakupowy
  
• etap procesu zakupowego
  
• termin podjęcia decyzji
  

Zebrane dane zapisuję w pliku .pdf, który następnie wgrywam do okna czatu AI jako uporządkowany kontekst wejściowy.

1.2 Opracuj własną propozycje dla klienta

Następnie przygotuj dokument .pdf z zarysem swojej oferty. Zaplanuj co oferujesz i w jakiej cenie. Postaraj się być precyzyjny bo narzędzia AI potrzebują dokładnych danych. Poniżej zakres mojej oferty dla IPO:

Zakres mojej usługi:

• Opracowanie Buyer Persony (w dwóch wariantach)
  
• Przeprowadzenie warsztatu segmentacyjnego i wywiadów z klientami
  
• Konsultacje online oraz wsparcie edukacyjne
  
• Możliwość rozszerzenia współpracy o działania sprzedażowo-marketingowe
  

Opcje cenowe:

Opcja 1 (szkoleniowa): kurs online + 4 konsultacje — łącznie ok. 8 h pracy, 150 zł netto/h

Opcja 2 (pełna realizacja): warsztat, wywiady z klientami IPO i opracowana graficzna persona — ok. 25 h pracy, 150 zł netto/h

1.3 Skopiuj skrypt oferty i dodaj jako załącznik dla Chat GPT

Zastosuj prosty wzór oferty bazujący na modelu sprzedaży AIDA, który możesz wgrać do chatu AI.

Model AIDA jest bardzo skutecznym sposobem prezentacji treści i zamykania sprzedaży, ponieważ bazuje na doświadczeniach klienta.

To sprawia, że przygotowane materiały przykuwają uwagę i prowadzą klienta dalej w głąb procesu sprzedaży.

Poniżej gotowy skrypt dla Twojej oferty.

Skopiuj i zapisz w pliku .pdf bez zmian.

[Nazwa Twojej firmy]

[Data]

[Dane klienta]

Oferta współpracy

Szanowni Państwo,

W odpowiedzi na Państwa zapytanie ofertowe z dnia [data], mamy przyjemność przedstawić ofertę współpracy w zakresie [zakres oferty].

Zrozumienie potrzeb:

[W tym miejscu opisz, w jaki sposób Twoja firma rozumie potrzeby klienta i problemy, z którymi się boryka. ]

Nasze rozwiązanie:

[W tym miejscu przedstaw swoje rozwiązanie - produkt/usługę - i opisz szczegółowo, jak odpowie ono na potrzeby klienta. Podkreśl korzyści i unikalne cechy Twojej oferty.]

Dlaczego my?

[W tym miejscu przedstaw argumenty, dlaczego klient powinien wybrać Twoją firmę. Wymień swoje doświadczenie, referencje, unikalne podejście itp.]

Zakres oferty:

[W tym miejscu szczegółowo opisz zakres prac/usług, cenę, warunki płatności, termin realizacji itp.]

Zapraszamy do współpracy!

Z poważaniem,

[Twoje imię i nazwisko/nazwa firmy]

[Dane kontaktowe]

Krok 2: Generowanie i redakcja oferty

Do wygenerowania oferty użyłem poniższego prompt’a, który wklej w okno Chatu GPT:

Na podstawie dostarczonych
danych zawartych w plikach .pdf przygotuj ofertę współpracy. Trzymaj się wytycznych ze skryptu oferty.

Na podstawie danych załączonych w plikach .pdf (pliki: dane klienta + własna propozycja) oraz wspomnianego wyżej prompt’u, Chat GPT wygeneruje pierwszą wersję oferty.

Skorzystaj z wygenerowanej oferty jak z solidnej bazy i przeanalizuj, które fragmenty wymagają doprecyzowania, a które warto rozwinąć, aby lepiej oddać wartość oferty.

Zadbaj o to aby końcowy dokument był:

• Przejrzysty i profesjonalny
  
• Napisany językiem korzyści
  
• Pozbawiony zbędnego technicznego żargonu
  

Krok 3: Stworzenie finalnej oferty

Finalnie otrzymałem dokument zawierający klarowną strukturę i konkretne warianty współpracy.

Następnie dopracowałem jego detale i całość wrzuciłem do Google Gemini aby wygenerować prezentację na spotkanie z klientem.

Poniżej cały proces rozbity na części.

3.1 Dopracuj dokument tekstowy

Zobacz poniżej wygenerowaną w Chat GPT i dopracowaną przeze mnie wizualnie ofertę.

Chat GPT przygotował za mnie ofertę wg skryptu zawierającego wytyczne (model AIDA).

Pozostało mi jedynie dodać moje logo i sprawdzić poprawność merytoryczną dokumentu i usunąć nieścisłości.

Poza wersją tekstową wygenerowałem również prezentację do przedstawienia na spotkaniu z klientem.

Tym razem skorzystałem z możliwości generowania prezentacji jakie daje Google Gemini.

Poniżej przykład jak to zrobić.

3.2 Wygeneruj prezentację z Google Gemini

Żeby wygenerować prezentację zacznij od wgrania przygotowanej wcześniej oferty tekstowej do Google Gemini.

Pamiętaj o zaznaczeniu  narzędzia: Canvas.

 Żeby wygenerować prezentację skopiuj i wklej poniższy skrypt w oknie chatu Gemini:

Korzystając z dostarczonego pliku przygotuj kilku slajdową prezentację prezentującą najwazniejsze informację mojej oferty dla klienta. Skorzystaj z identyfikacji wizualnej na mojej stronie: businesswriter.pl Link do logo: xxxxxxxxxxxxxxxx

3.3 Dopracuj ofertę w edytorze

Po uruchomieniu Gemini wygeneruje pierwsze slajdy zawierające dostarczoną treść na podstawie oferty, którą przygotowałeś.

Kliknij eksport do prezentacji i dopracuj slajdy wg własnego uznania tak aby były spójne z identyfikacją wizualną Twoich pozostałych materiałów.

Gotowe!

Twoja oferta razem z prezentacją jest gotowa.

Teraz możesz umówić się na spotkanie z klientem i dopiąć zlecenie.

Co zyskuje klient?

Spisałem poniżej najcenniejsze wg mnie korzyści, które zyskał klient przy stworzeniu przeze mnie oferty handlowej za pomocą narzędzi AI.

Kluczowe korzyści:

• Jasno zdefiniowaną ofertę opracowaną na podstawie jego realnych problemów
  
• Spójny i profesjonalny dokument tekstowy gotowy do przedstawienia decydentom
  
• Wygodna i przejrzysta wizualnie prezentacja ułatwiająca zrozumienie zakresu oferty

• Super szybkie tempo przygotowania oferty. Byłem gotowy „z dnia na dzień” a klientowi zależało na czasie.

To wszystko bez potrzeby budowania oferty od zera i z pełnym zrozumieniem realnych wyzwań klienta.

Wnioski: AI jako wsparcie, nie zastępstwo

To case study pokazuje, że AI nie zastępuje eksperta, ale może znacząco przyspieszyć i uporządkować proces ofertowania.

Zamiast tracić czas na redagowanie dokumentu od podstaw, mogłem skupić się na tym, co najważniejsze: zrozumieniu klienta i dostarczeniu mu realnej wartości.

Dzięki sztucznej inteligencji skróciłem czas pracy z 8–12 godzin do około 2–3 godzin, nie tracąc nic na jakości — a wręcz przeciwnie, zyskując spójność, precyzję i nową energię do kolejnych projektów.

Klientowi bardzo zależało na czasie, dlatego moje tempo działania było tutaj kluczowe.

Potrzebujesz oferty dla swojej firmy?

Tworzę oferty, które nie tylko wyglądają profesjonalnie, ale przede wszystkim działają. Pomagam firmą w sprzedaży i marketingu b2b. Jeżeli szukasz nowych klientów b2b lub chciałbyś zautomatyzować swoją sprzedaż – sprawdź moją ofertę usług lead generation TUTAJ!