---

---

W tym case study chciałem się podzielić, jak — korzystając ze wsparcia sztucznej inteligencji — przygotowałem dopasowaną ofertę współpracy dla firmy IPOsystem, producenta inteligentnego systemu do zarządzania produkcją.

Największą korzyścią, jaką przyniosła mi praca z AI, było znaczące skrócenie czasu tworzenia oferty — z typowych 8–12 godzin do zaledwie 2–3 godzin.

Dla klienta oszczędność czasu była kluczem, ponieważ potrzebował oferty z dnia na dzień, żeby móc wejść z nią na spotkanie zarządu i podjąć decyzję.

Dzięki narzędziom AI szybko przeszedłem od etapu analizy potrzeb do przygotowania materiałów, zachowując wysoką jakość i przejrzystość treści.

Efektem pracy była profesjonalna i precyzyjnie skonstruowana oferta, która realnie odpowiadała na potrzeby i problemy klienta.

Poznaj proces tworzenia ofert AI w 3 prostych krokach.

Wstęp: Kim jest klient?

IPOsystem to polska firma technologiczna, która opracowała autonomiczny system decyzyjny dla przemysłu. Dzięki wyeliminowaniu konieczności harmonogramowania, zakłady produkcyjne mogą działać szybciej, elastyczniej i z większą efektywnością.

Krok 1: Analiza potrzeb i załadowanie danych

Zanim przystąpiłem do generowania oferty przygotowałem i załadowałem do AI trzy kluczowe komponenty:

1. Dane od klienta – informacje zebrane podczas rozmowy z IPOsystem: ich cele, kanały marketingowe, sposób pracy handlowców i wyzwania.
   
2. Własną propozycję – czyli moje wstępne pomysły na rozwiązanie problemów klienta, w tym dwie opcje opracowania Buyer Persony (szkoleniową i kompleksową).
   
3. Skrypt oferty – uporządkowany szablon zawierający strukturę komunikatu handlowego: od „zrozumienia potrzeb” po „zakres oferty”.

Poniżej znajdziesz dokładny opis wszystkich 3 użytych do wygenerowania oferty materiałów i sposób ich przygotowania.

1. Zbierz dane od klienta

Jakość oferty wygenerowanej z pomocą AI jest zależna od jakości danych wejściowych.

Dlatego pierwsza rozmowa z klientem nie jest rozmową sprzedażową, lecz procesem zbierania informacji, które później trafiają do AI jako kontekst do przygotowania oferty.

Podczas rozmowy nie próbuję:

• robić wrażenia,
  
• przekonywać do współpracy,
  
• opowiadać o wcześniejszych projektach.
  

Moim celem jest jedno: pozwolić klientowi mówić i dobrze go zrozumieć.

Schemat rozmowy, który stosuję (zawsze ten sam)

Ten framework wykorzystuję niezależnie od branży czy skali projektu.

1. Kontekst biznesowy
Klient opisuje, jak działa jego firma i jak wygląda obecny proces w którym widzi pole do współpracy.

Moje przykładowe pytanie:

„Jak dziś wygląda u Was XXXX ?”

2. Główny problem
Proszę, aby własnymi słowami opisał, co obecnie nie działa lub co blokuje rozwój.
Przykładowe pytanie:

„Co jest dziś największym problemem w którym mógłbym pomóc?”

3. Wpływ problemu
Dopytuję, jak ten problem wpływa na funkcjonowanie firmy.
Przykładowe pytanie:

„Jak ten problem wpływa na  czas / koszty / efektywność zespołu?”

4. Oczekiwany rezultat
Na tym etapie pytam o efekt, jaki klient chce osiągnąć.

„Jak powinna wyglądać sytuacja po rozwiązaniu tego problemu?”

5. Potwierdzenie zrozumienia
Podsumowuję to, co usłyszałem, i upewniam się, że dobrze rozumiem potrzeby klienta.

Jakie dane zbieram od klienta?

Na podstawie rozmowy zapisuję kluczowe informacje:

• cele klienta
  
• wyzwania / problemy
  
• oczekiwania względem efektu
  
• budżet
  
• osoba decyzyjna / komitet zakupowy
  
• etap procesu zakupowego
  
• termin podjęcia decyzji
  

Zebrane dane zapisuję w pliku .pdf, który następnie wgrywam do okna czatu AI jako uporządkowany kontekst wejściowy.

2. Opracuj własną propozycje

Przygotuj dokument .pdf z zarysem swojej oferty. Zaplanuj co oferujesz i w jakiej cenie. Postaraj się być precyzyjny bo narzędzia AI potrzebują dokładnych danych. Poniżej zakres mojej oferty dla IPO:

Zakres mojej usługi:

• Opracowanie Buyer Persony (w dwóch wariantach)
  
• Przeprowadzenie warsztatu segmentacyjnego i wywiadów z klientami
  
• Konsultacje online oraz wsparcie edukacyjne
  
• Możliwość rozszerzenia współpracy o działania sprzedażowo-marketingowe
  

Opcje cenowe:

Opcja 1 (szkoleniowa): kurs online + 4 konsultacje — łącznie ok. 8 h pracy, 150 zł netto/h

Opcja 2 (pełna realizacja): warsztat, wywiady z klientami IPO i opracowana graficzna persona — ok. 25 h pracy, 150 zł netto/h

3. Skopiuj skrypt oferty

Sprawdź mój prosty wzór oferty bazujący na modelu sprzedaży AIDA, który możesz zastosować – wgrać do chatu AI.

Model AIDA jest bardzo skutecznym sposobem prezentacji treści i zamykaniu sprzedaży ponieważ bazuje na doświadczeniach klienta.

To sprawia, że przygotowane materiały przykuwają uwagę i prowadzą klienta w głąb procesu sprzedaży.

Poniżej gotowy skrypt dla Twojej oferty. Skopiuj i zapisz w pliku .pdf bez zmian.

[Nazwa Twojej firmy]

[Data]

[Dane klienta]

Oferta współpracy

Szanowni Państwo,

W odpowiedzi na Państwa zapytanie ofertowe z dnia [data], mamy przyjemność przedstawić ofertę współpracy w zakresie [zakres oferty].

Zrozumienie potrzeb:

[W tym miejscu opisz, w jaki sposób Twoja firma rozumie potrzeby klienta i problemy, z którymi się boryka. ]

Nasze rozwiązanie:

[W tym miejscu przedstaw swoje rozwiązanie - produkt/usługę - i opisz szczegółowo, jak odpowie ono na potrzeby klienta. Podkreśl korzyści i unikalne cechy Twojej oferty.]

Dlaczego my?

[W tym miejscu przedstaw argumenty, dlaczego klient powinien wybrać Twoją firmę. Wymień swoje doświadczenie, referencje, unikalne podejście itp.]

Zakres oferty:

[W tym miejscu szczegółowo opisz zakres prac/usług, cenę, warunki płatności, termin realizacji itp.]

Zapraszamy do współpracy!

Z poważaniem,

[Twoje imię i nazwisko/nazwa firmy]

[Dane kontaktowe]

Krok 2: Generowanie i redakcja oferty

Do wygenerowania oferty użyłem poniższego prompt’a, który wklej w okno czatu AI:

Na podstawie dostarczonego 
skryptu oferty i danych zawartych w plikach .pdf przygotuj ofertę współpracy. Trzymaj się wytycznych ze skryptu.

Na podstawie załączonych w plikach .pdf danych (pliki: dane klienta + własna propozycja) oraz wspomnianego wyżej prompt’u, Chat GPT wygeneruje pierwszą wersję oferty.

Skorzystaj z niej jak z solidnej bazy i przeanalizuj, które fragmenty wymagają doprecyzowania, a które warto rozwinąć, aby lepiej oddać wartość oferty.

Zadbaj o to aby końcowy dokument był:

• Przejrzysty i profesjonalny
  
• Napisany językiem korzyści
  
• Pozbawiony zbędnego technicznego żargonu
  

Krok 3: Finalna oferta dla IPOsystem

Finalny dopracowany przeze mnie dokument zawierał klarowną strukturę i konkretne warianty współpracy.

Tak więc zacząłem od wygenerowania dokumentu tekstowego z ofertą w Chat GPT, następnie dodatkowo stworzyłem prezentację w Google Gemini.

Poniżej cały proces rozbity na części.

1. Dopracuj dokument tekstowy

Zobacz poniżej wygenerowaną w Chat GPT i dopracowaną przeze mnie wizualnie ofertę. Chat GPT przygotuje za Ciebie ofertę wg skryptu zawierającego wytyczne (model AIDA).

Pozostanie Ci jedynie dodać swoje logo i sprawdzić poprawność merytoryczną dokumentu i usunąć nieścisłości.

Poza wersją tekstową wygenerowałem również prezentację do przedstawienia na spotkaniu z klientem.

Tym razem skorzystałem z możliwości generowania prezentacji jakie daje Google Gemini.

Poniżej przykład jak to zrobić.

2. Stwórz prezentację w Google Gemini

Żeby wygenerować prezentację zacznij od wgrania przygotowanej wcześniej oferty tekstowej do Google Gemini i ustaw  narzędzie: Canvas.

 Żeby wygenerować prezentację skopiuj i wklej poniższy skrypt w oknie chatu Gemini:

Korzystając z dostarczonego pliku przygotuj kilku slajdową prezentację prezentującą najwazniejsze informację mojej oferty dla klienta. Skorzystaj z identyfikacji wizualnej na mojej stronie: businesswriter.pl Link do logo: xxxxxxxxxxxxxxxx

3. Dopracuj ofertę w edytorze

Po uruchomieniu Gemini wygeneruje pierwsze slajdy zawierające dostarczoną treść na podstawie oferty, którą przygotowałeś.

Kliknij eksport do prezentacji i dopracuj slajdy wg własnego uznania tak aby były spójne z identyfikacja wizualną Twoich pozostałych materiałów.

Gotowe!

Twoja oferta razem z prezentacją jest gotowa.

Teraz możesz umówić się na spotkanie z klientem i dopiąć zlecenie.

Co zyskał klient?

Spisałem poniżej najcenniejsze wg mnie korzyści, które zyskał klient przy zastosowaniu takiego opartego na AI podejścia.

• Jasno zdefiniowaną ofertę opracowaną na podstawie jego realnych problemów
  
• Spójny i profesjonalny dokument tekstowy gotowy do przedstawienia decydentom
  
• Wygodna i przejrzysta wizualnie prezentacja ułatwiająca zrozumienie zakresu oferty

• Super szybkie tempo przygotowania oferty. Byłem gotowy „z dnia na dzień” a klientowi zależało na czasie.

To wszystko bez potrzeby budowania oferty od zera i z pełnym zrozumieniem realnych wyzwań klienta.

Wnioski: AI jako wsparcie, nie zastępstwo

To case study pokazuje, że AI nie zastępuje eksperta, ale może znacząco przyspieszyć i uporządkować proces ofertowania.

Zamiast tracić czas na redagowanie dokumentu od podstaw, mogłem skupić się na tym, co najważniejsze: zrozumieniu klienta i dostarczeniu mu realnej wartości.

Dzięki sztucznej inteligencji skróciłem czas pracy z 8–12 godzin do około 2–3 godzin, nie tracąc nic na jakości — a wręcz przeciwnie, zyskując spójność, precyzję i nową energię do kolejnych projektów.

Klientowi bardzo zależało na czasie, dlatego moje tempo działania było tutaj kluczowe.

Potrzebujesz takiej oferty dla swojej firmy?

Tworzę oferty, które nie tylko wyglądają profesjonalnie, ale przede wszystkim działają. Pomagam firmą w sprzedaży i marketingu b2b. Jeżeli szukasz nowych klientów b2b lub chciałbyś zautomatyzować swoją sprzedaż – sprawdź moją ofertę usług lead generation TUTAJ!